Werkwijzen

Ik geloof in maatwerk. One size doesn’t fit all, daarom werk ik afhankelijk van de opdracht met methodes als Lean, Scrum, Agile, Design Think of mogelijk een combinatie daarvan.

In mijn projecten doorloop ik 4 fases:

  • Fase 1: Positionering en profilering
  • Fase 2: Inrichting en governance
  • Fase 3: Samenwerking en uitvoering
  • Fase 4: Valorisatie en verduurzaming

Dankzij de methodische stappen en verslaglegging is er voldoende mogelijkheid tot bijstelling gedurende het project. 

positionering en profilering

Onderzoeken & ontdekken: het verzamelen van zo veel mogelijk informatie over het vraagstuk, de context en de behoeften en verlangens van betrokken stakeholders/ gebruiker. Analyse aan de hand van interviews met stakeholders (intern en waar nodig extern), het lezen van bepalende beleidsnotities, observaties door onderdeel te zijn van de organisatie, bestudering van communicatiemiddelen en vormen. Vragen die ondersteunen:

  • Welke probleem proberen we op te lossen
  • Welke impact willen we bereiken
  • In welke context willen we dit bereiken. 

Doorgronden van wat iemand, de organisatie, een team daadwerkelijk wil bereiken. Bespreken van ambities, kaders waarbinnen deze ambitie haalbaar is (wat heeft iemand ervoor over). Analyse van inrichting en governance en cultuur (leercultuur) van de organisatie. 

Omgevingsscan: spelers, stimulerende factoren en belemmerende factoren (regionaal en landelijk)

Verslag 1:

  • Stakeholdersanalyse
  • Doorkijk van de organisatie
  • Advies op maat (financieel overzicht, gewenste situatie, tijdspad)
  • Rendementsbeschrijving: balans aangeven (voor- en nadelen)

inrichting en governance

Voorstellen ontwikkelen: een schets van verschillende mogelijkheden met de uitwerking van benodigde personen (Fte’s), functies, te verwachten tijdspad en planning, aanpassing beleid en aanpassing werkwijzen en procedures. In deze fase wordt duidelijker welke impact concreet wordt verwacht, welke facilitering dit vraagt en welke verwachtingen realistisch zijn. De voorstellen zullen een breder gedragen aanpak vragen waardoor de innovaties fasegewijs in de organisatie wordt geaccepteerd. 

Vragen die deze fase ondersteunen:

  • Welke impact verwacht men in concretere vormen
  • Welke stimuleren en belemmerende factoren zijn te benoemen
  • Welke mechanismen worden in gang gezet 

We leggen verschillende scenario’s voor, bespreken mogelijke gevolgen en condities en schetsen mogelijke rendementen. 

VERSLAG 2 Besluit en communicatiemoment.

  • Plan van aanpak in fases (wie, wanneer, acties).
  • Advies op maat (financieel overzicht, gewenste situatie, tijdspad)
  • Rendementsbeschrijving: balans aangeven (voor- en nadelen)

Samenwerkingarrangement

Een projectplan met heldere doelen, een tijdspad en concrete activiteiten is de basis van deze fase. Eigenaarschap wordt gecreëerd, kennis die nodig is ontwikkeld of ingebracht. Voorstellen worden gedaan via de bestaande overlegstructuren en besluitvormende organen. De eerste ervaringen worden opgedaan met de innovatie en geeft informatie die leidt tot bijstelling, vertraging, versnelling en ontwikkeling van benodigde middelen. Evaluaties en monitoring geven mogelijkheid voor het management om bij te sturen en betrokken te zijn. Deze betrokkenheid is noodzakelijk voor een succesvolle innovatie. 

Ondersteunende vragen in deze fase:

  • Hoe komen we tot besluiten, 
  • Moeten we het altijd eens zijn, 
  • Hoe geven we vorm aan regie en leiderschap, 
  • Hoe gaan we om met conflicten. 
  • Zijn de huidige overvormen en besluitvorming (nog) passend. 

VERSLAG 3 Monitoring en besluitvorming

  • Projectplan
  • Monitoringsverslaglegging
  • Tastbare producten.

Kwaliteitssysteem

De impact van de innovatie wordt duidelijker, evaluaties tonen aan welke veranderingen zichtbaar zijn en hoe deze worden ervaren door de gebruikers. De waarde (impact) van de innovaties bepaalt het vervolg. Is de verandering gewenst, heeft het voldoende draagvlak en is het passend bij de toekomstige ontwikkelingen. Wat zijn de risico’s en het mogelijke rendement voor de komende tijd. We kijken naar de borging op de verschillende niveaus beleidsniveau, expertiseniveau, realisatieniveau, beheersmatige niveau) en controleren hoe ervaring is van gebruikers en de inpassing aan het imago (extern). 

Ondersteunende vragen in deze fase

  • Is de impact zoals tevoren verwacht
  • Hoe zijn de gebruikerservaringen
  • Welke invloed hebben communicatiemiddelen
  • Wat zijn de verwachtingen naar de komende tijd
  • Wat is nodig voor een definitieve borging (of juist niet)

VERSLAG 4 Afsluiting en besluitvorming

  • Evaluatie verslag
  • Advies gericht op verduurzaming